ビジネスにおいて注意したいのは、顧客対応における「言った」「言わない」のすれ違いです。未だに顧客優位の現状なだけに、大抵は顧客の「言った」が優先されることに。社員は自身の発言に注意しすぎ、ストレスを抱えていることも。
そこで注目されるのが、ビジネスフォンに導入できる”通話録音装置”です。その名の通り、通話記録を録音できる装置のことで、通話を録音することで「言った」「言わない」を防ぐことが。不幸なすれ違いを減らすことにはつながります。
そこで、今回はビジネスフォンの通話記録装置の価格相場と、その必要性について詳しくご紹介しましょう。
1．ビジネスフォンに通話録音は必要か？
冒頭で紹介した通り、ビジネスフォンには”通話録音装置”を導入することが。ビジネスでは珍しくない「言った」「言わない」と、すれ違いの防止に効果が期待できます。では、通話録音装置とは何か、導入方法も合わせて見ていきましょう。
通話録音装置とは？
通話録音装置とは、その名の通り”通話内容を録音”するための装置のことです。形状やシステム、導入方法は様々ですが、ビジネスフォンで通話内容の音声を録音できるというのは同じ。導入自体はそれほど難しいものではありません。
機種にもよりますがメモリ（記憶容量）によっては100時間から、500時間以上の録音ができるものまで。サーバーを経由することでほぼすべての音声の録音も、不幸なすれ違いを防げるとしてビジネスフォンには必要な設備の1つです。
通話録音装置の導入方法
通話録音装置の導入方法としては大きく分けて3つが。
ビジネスフォンのオプションを
ビジネスフォンには機種によってすでに通話録音機能のついたものが。
また、標準でついていなくとも、メーカーがオプションとして専用の通話録音装置を提供していることも。メーカー品なだけに互換性が高く、安心して導入できます。ただし、他の導入方法と比較して、ちょっと割高なのが気になるところです。
外付けの録音装置をつける
メーカー品に限らず、他社の外付け録音装置をつけることも可能です。
例えば、対応する機種であればビジネスフォンに直接も、対応していなくとも受話器を経由させて録音するシステムのものもあります。音質などはちょっと低めですが、その分だけ価格が低いので導入しやすさとしてはおすすめの選択です。
回線ごと録音装置と接続する
電話回線と主装置（構内交換機）の間に通話録音装置を取り付けることも。
回線ごと録音できるので、内線電話機ごとに装置を設置する必要がなく、容量も大きいのでほぼすべての通話内容を録音できます。しかし、装置自体が大きなものになるので、価格や工事の規模も大きくなり導入のハードルは高めです。
通話録音装置のメリット・デメリット
通話内容を録音できるとして、メリットの目立つ通話録音装置ですが。当然ながら知っておくべきデメリットもあります。デメリットを知らないと、思わぬトラブルに巻き込まれることも。では、通話録音装置のメリット・デメリットをご紹介しましょう。
メリット
通話録音装置のメリットとしては以下の3つ。
- 顧客の発言の聞き逃し防止
- 社員の不適切発言の抑制
- 対応内容を研修教材に
上記から分かる通り、ビジネスホンに通話録音装置を導入する1番のメリットは”「言った」「言わない」”を防止できること。人間ですからどうしても聞き逃しはあります。その点、装置なら聞き逃しはなく、証拠物品としても期待できる訳です。
デメリット
通話録音装置のデメリットとしても以下の3つ。
- 容量内でしか記録できない
- 手動だと操作が煩わしい
- 導入にはコストがかかる
機種やシステムにもよりますが、価格の安いものは”手動”が基本です。せっかく装置を導入しても、録音ボタンを押し忘れれば録音できないことに。だからと自動を導入するには、手動に比べて価格が高くなるので難しいところです。
2．ビジネスフォンの通話録音装置の価格
ビジネスホンの通話記録装置の必要性はご理解いただけたはず。だからこそ気になるのは、「装置っていくらくらいするの？」ということです。例えば、外付けの装置で、自動で録音される機種だったとすると価格は以下のように。
本体価格：3万円〜4万円/台
例えば、TAKACOMの通話録音装置”AT-D770”は外出中でも録音でき、設定した電話番号に通知するというもの。AT-D770の価格は1台あたり4万円弱と、本体自体も薄型と場所を取らないのでおすすめの装置です。
3．まとめ
今回は、ビジネスフォンにぜひ設置したい”通話録音装置”の必要性と、価格相場についてまとめてみました。ビジネスでよくあるのは「言った」「言わない」の水掛け論。大抵は顧客優位に進み、社員が謝罪する形で治ってしまいます。
その点、通話録音装置があれば通話内容を記録でき、「言った」「言わない」を防ぐことが。装置の価格相場も1台あたり3万円から4万円と決して高くないのも魅力的です。紹介した内容を参考に、ぜひ装置の導入を検討してください。